Jak správně uspořádat dokumenty v chronologickém pořadí?

3.5.1. Tvorba případů je seskupování provedených písemností do případů v souladu s nomenklaturou věcí.

Do spisu se zakládají listiny, které svým obsahem odpovídají názvu věci, je však zakázáno sdružovat koncepty a dublety listin (s výjimkou zvláště cenných listin) a listin, které jsou předmětem; vrátit, do souborů.

3.5.2. Případy vznikají v organizacích s centralizovanou evidencí – službou předškolního výchovného zařízení organizace as decentralizovaným řízením – jak strukturálními jednotkami (osobami odpovědnými za předškolní zařízení), tak službou předškolního výchovného zařízení organizace.

Tvorba případů probíhá pod přímým metodickým vedením archivu organizace a v případě potřeby odpovídajícího státního archivu.

3.5.3. Při formování pouzder je třeba dodržovat následující základní požadavky:

dokumenty trvalého a dočasného uložení musí být seskupeny do samostatných souborů;

zahrnout do spisu jednu kopii každého dokumentu;

seskupit dokumenty ze stejného kalendářního roku do souboru; výjimkou jsou: pohyblivá pouzdra; soudní případy; osobní spisy, které se tvoří po celou dobu práce této osoby v organizaci; dokumenty volených orgánů a jejich stálých komisí, poslaneckých klubů, které jsou seskupeny po dobu jejich svolávání; dokumenty vzdělávacích institucí, které vznikají v průběhu akademického roku; divadelní dokumenty charakterizující jevištní činnost v průběhu divadelní sezóny; soubory filmů, rukopisů, lékařských záznamů atd.;

pouzdro by nemělo obsahovat více než 250 listů o tloušťce maximálně 4 cm.

3.5.4. V rámci případu musí být dokumenty uspořádány tak, aby jejich obsah důsledně pokrýval určitou problematiku. V tomto případě jsou dokumenty seřazeny chronologicky (příchozí – podle data přijetí, odchozí – podle data odeslání) nebo abecedně podle autorů a korespondentů.

Přílohy dokumentů, bez ohledu na datum jejich schválení nebo vyhotovení, se přikládají k dokumentům, kterých se týkají.

Přihlášky o více než 250 listech tvoří samostatný svazek, o kterém je v dokumentu uvedena poznámka.

3.5.5. Administrativní dokumenty jsou seskupeny do případů podle typu a chronologie se souvisejícími aplikacemi:

listiny, předpisy, pokyny schválené správními dokumenty jsou jejich přílohami a jsou seskupeny společně s uvedenými dokumenty. Pokud jsou schváleny jako nezávislý dokument, jsou seskupeny do samostatných případů;

zakázky na hlavní činnosti jsou seskupeny odděleně od zakázek pro personál;

objednávky pro personál jsou seskupeny do souborů v souladu se stanovenými lhůtami pro uchovávání. V případě velkých objemů dokumentů je vhodné seskupovat personální příkazy týkající se různých aspektů činnosti organizace (nábor, propouštění a stěhování, služební cesty atd.) do samostatných případů;

pokyny vyšších organizací a podklady k jejich realizaci jsou seskupeny do souborů podle oblastí činnosti organizace;

schválené plány, zprávy, odhady, limity, seznamy titulů a další dokumenty jsou seskupeny odděleně od jejich projektů;

dokumenty v osobních spisech jsou uspořádány v chronologickém pořadí, jak byly přijaty;

osobní účty dělníků a zaměstnanců na mzdy jsou seskupeny do samostatných souborů a uspořádány v nich abecedně podle příjmení;

návrhy, vyjádření a stížnosti občanů k otázkám práce organizace a všechny dokumenty k jejich projednání a provedení jsou seskupeny odděleně od vyjádření občanů k osobním otázkám;

korespondence je seskupena zpravidla za kalendářní rok a systematizována v chronologickém pořadí, dokument odpovědi je umístěn za dokumentem žádosti. Když je obnovena korespondence týkající se konkrétního problému, která začala v předchozím roce, jsou dokumenty zahrnuty do souboru aktuálního roku s uvedením indexu souboru z předchozího roku. V závislosti na specifikách činnosti organizace lze korespondenci seskupit také podle akademického roku, termínu svolání volených orgánů atd.

Pokračujeme v sérii článků věnovaných vývoji pokynů pro ukládání dokumentů. Jeho pátá část popisuje, jak by měly být dokumenty organizace sestavovány do souborů a ukládány do strukturních jednotek, než budou přeneseny do archivu.

Tato sekce je primárně určena nikoli tajemníkům-archivářům, ale všem zaměstnancům organizace, v jejíž činnosti určité dokumenty vznikají. Právě v něm je stanoveno, že vyhotovené dokumenty musí být zakládány do souborů v určité posloupnosti – chronologické, logické, abecední nebo jejich kombinaci. Každý typ dokumentu má svá vlastní pravidla pro vytváření případů.

Kategorie případů

Případy ve strukturálních děleních jsou tvořeny v souladu s nomenklaturou případů. Každá divize má svou vlastní nomenklaturní sekci. V hovorové řeči můžete použít slovo „složky“: jeden název případu podle nomenklatury – jedna složka s dokumenty.

Existuje několik kategorií případů:

• trvalé úložiště souborů;
• soubory s dočasnou (nad 10 let) dobou uložení;
• personální záležitosti;
• soubory s dočasnou (až 10 let včetně) dobou uložení.

V jednom případě nelze míchat dokumenty různých kategorií. Například příkaz k přijetí do zaměstnání a příkaz ke změně obsazení stolu nelze uložit do jednoho souboru – jedná se o dokumenty různých kategorií: personál a trvalé úložiště.

Obecně se případy při vytváření seznamu případů rozdělují do kategorií. Ale i při každodenní práci si toto pravidlo musíte pamatovat, abyste náhodou nezařadili dokument do složky „někoho jiného“.

Obecná pravidla pro formování pouzder

Existují obecná pravidla pro vytváření souborů, která otevírají pátou sekci pokynů pro ukládání dokumentů. Při každodenním podávání dokumentů musíte:

• zakládat pouze provedené dokumenty, každý do své složky podle seznamu případů;
• zakládat do spisu pouze originály dokumentů a odstraňovat nepotřebné kopie a koncepty;
• zakládat do spisu dokumenty, které jsou podepsané a správně vyhotovené, mají právní moc atd.

Zaměstnanci oddělení nezakládají pouze provedené dokumenty do kartoték. Postupně se tvoří svazky a pracovníci (a ne někdy později archivář!) musí svazky jednoho souboru od sebe oddělit. Pokud to budete dělat v průběhu roku, uzavření seznamu případů v lednu bude snadné, protože všechny úložné jednotky již budou připraveny.

Autor pokynu musí zajistit, aby jeho text obsahoval následující pravidla:

• papírové soubory jsou sestavovány do svazků, z nichž každý by neměl obsahovat více než 250 listů;
• Jakmile svazek „naroste“, zaměstnanec oddělení odpovědný za kancelářskou práci jej fyzicky oddělí od zbývajících dokumentů případu a připojí nálepku s označením:

– poslední data svazku;

– počet listů ve svazku.

To se týká případů, které budou převedeny do archivu a zohledněny v inventurách: případy trvalé, dočasné (nad 10 let) doby uložení a personál.

Pro případy s dobou skladování do 10 let včetně jsou pravidla jednodušší:

• soubor může obsahovat více než 250 listů o objemu do 10 cm;
• Na nálepce připojené ke svazku nemusíte uvádět termíny a počet listů.

Formování různých typů dokumentů do souborů

Poskytujeme univerzální sadu dokumentů, jejichž pravidla pro tvorbu jsou stanovena v pokynech pro ukládání dokumentů. Organizace může tento soubor doplnit o další dokumenty.

Místní předpisy

Je-li místní regulační akt (dále jen LNA) osobně schválen vedoucím (to je určeno slovem „SCHVÁLIT“ ve schvalovacím razítku), pak jsou takové LNA formovány do samostatných případů. Obvykle je každé nařízení samostatnou záležitostí. Předpisy stejného typu (ustanovení o útvarech, ustanovení o součinnosti s dispečerskými službami zhotovitelů apod.) lze založit do samostatného souboru, ve kterém jsou uspořádány podle data schválení.

Předpisy schválené objednávkami (slovo „SCHVÁLENO“ a evidenční údaje objednávky v razítku) jsou přílohami a nedílnou součástí objednávek, které je schválily, a zakládají se spolu s nimi do spisu.

E.N. kozhanová,
specialista na předškolní vzdělávací instituce a vedení personální evidence

Materiál je publikován částečně. V plném znění je k přečtení v časopise „Secretary-Referent“ č. 6, 2022.

Další informace:

• Pokyny pro ukládání dokumentů: vytvoření a údržba seznamu souborů

• Vlastnosti dokumentování fyzického zničení dokumentů