Jak správně připojit ústřednu?

O doplňkových funkcích ústředny Telfin.Office mluvíme tak často, že někdy zapomínáme na nejjednodušší nastavení systému a základní funkce. Zapojit je může každý zaměstnanec společnosti i bez technických specifikací během několika hodin. Jaké možnosti a provozní pravidla pro telefonování zvolit, jak si ústřednu zřídit sami a udělat to kompetentně, si přečtěte náš článek.

• Upozornění na zmeškaný hovor
• Přesměrování hovorů kolegům
• Video návod k nastavení virtuální ústředny
• Vyřizování hovorů na cestách

V jednom z našich předchozích článků jsme podrobně hovořili o nastavení časových intervalů pro zpracování příchozích hovorů. Dnes pokračujeme v povídání o tom, jak neztratit zákazníky a nepromeškat jejich požadavky pomocí systémových notifikací a nastavení přeposílání.

Upozornění na zmeškaný hovor

Ve svém osobním účtu ústředny Telfin.Office si můžete nezávisle nastavit upozornění na zmeškané hovory a nastavit limit úložiště, po jehož dosažení vám bude na váš e-mail zasláno příslušné upozornění.

Přístup k nastavení upozornění na zmeškané hovory a limity zdrojů úložiště se nachází v bloku hlavní nabídky „Nastavení“ – karta „Účet“ – blok „Oznámení“.

• Klikněte na tlačítko “Upravit”. Údaje v této sekci můžete kdykoli změnit. Nemáme žádná omezení na počet přeladění. Je možné povolit/zakázat upozornění, změnit emailovou adresu a % obsazeného místa v ústředně.
• Vyberte hodnotu posuvníku v možnosti „Kam odeslat“. Můžete zadat jednu e-mailovou adresu pro stejná oznámení, například odpovědného specialistu, nebo různé, pokud chcete pro každý typ oznámení používat samostatný e-mail.
• Nastavte posuvník na oznámení v části „O čem upozorňovat“. Volitelné: upozornění na zmeškané hovory a limit místa na disku, po jehož dosažení bude odeslána zpráva na zadaný e-mail. Můžete povolit dvě upozornění současně.

Nezapomeňte zadat e-mailové adresy, na které budou zasílána vaše systémová upozornění, a klikněte na tlačítko „Uložit“.

Přesměrování hovorů kolegům

Další nastavení pobočkové ústředny, které vám pomůže nikdy nezmeškat požadavky od klientů, je přesměrování hovorů od zaměstnanců, kteří odjeli na dovolenou, nemocenskou nebo odjeli na služební cestu. Směrování lze nastavit na mobilní číslo nebo na číslo jiné pobočky, například pokud je číslo kolegy obsazeno nebo zařízení není v síti.

Ihned upozorňujeme, že přesměrování hovorů konfigurujete pro každé číslo pobočky, která je připojena k virtuální ústředně Telfin.Office. Chcete-li to provést, musíte se přihlásit do svého osobního účtu PBX v bloku „Zaměstnanci a fronty“ – záložka „Zaměstnanci“:

• Klikněte na zaměstnance, kterého potřebujete.
• Ve formuláři vyberte záložku „Přeposílání“.
• Klikněte na tlačítko „Povolit“ a poté na „+ Přidat pravidlo“.

Zde můžete navíc nakonfigurovat čas přesměrování hovorů a hlasovou schránku pro zpracování příchozích hovorů, pokud hovor nikdy nepřijmete. Můžete přesměrovat na několik telefonních čísel současně. V tomto případě je možné nastavit princip distribuce hovorů mezi zaměstnance nebo různé pobočky společnosti: „Všechny současně“, „Fronta“ nebo „Kaskáda“.

Video návod k nastavení virtuální ústředny

Vyřizování hovorů na cestách

Abyste nezmeškali zákaznické hovory, například pokud zaměstnanec pracuje na dálku na místě nebo je na služební cestě, můžete ušetřit na přesměrování hovorů a připojit softwarový telefon pro příjem a zpracování hovorů z osobního smartphonu nebo jakéhokoli jiného mobilního zařízení.

Bezplatný softphone si můžete sami nainstalovat na notebook s operačním systémem Windows i na mobilní telefon se systémem Android nebo iOS. Chcete-li nainstalovat softwarový telefon do svého osobního účtu virtuální ústředny “Telfin.Office”, otevřete blok “Zaměstnanci a fronty”, záložku “Zaměstnanci”, vyberte číslo pobočky zaměstnance, kterému chcete zřídit softwarový telefon, a přejděte na kartu “Softphone”.

Chcete-li nainstalovat softwarový telefon do smartphonu, potřebujete:

• Stáhněte si aplikaci do mobilního telefonu. Chcete-li to provést, přečtěte si QR kód v nabídce „Softphone“. Softphone můžete také najít v AppStore nebo Play Market zadáním Telfin do vyhledávacího pole.
• Při prvním spuštění programu budete požádáni o zadání nastavení. Program můžete nakonfigurovat automaticky. Chcete-li to provést, klikněte na tlačítko „Vygenerovat QR kód“ a jednoduše si přečtěte QR kód, který se objeví v aplikaci pro softwarový telefon, kliknutím na tlačítko „Naskenovat QR kód“. Program upraví všechna potřebná nastavení a aplikace bude připravena na volání.

Není třeba provádět žádná další nastavení. Zároveň upozorňujeme na skutečnost, že pokud plánujete současně přijímat a volat z různých zařízení, například z telefonu na cestách a notebooku v kanceláři, musíte použít dvě čísla pobočky a nainstalujte si na každý z nich svůj vlastní softwarový telefon

vedoucí prodejního týmu

Instalace ústředny a připojení všech potřebných doplňků obvykle netrvá déle než jeden pracovní den. Služby si můžete nakonfigurovat sami nebo se obrátit na zákaznický servis. Další informace o nastavení ústředny, zobrazení zmeškaných hovorů, připojení telefonu k ústředně a instalaci softwarového telefonu naleznete v příručce „Nastavení ústředny. Instrukce”.

vedoucí prodejního týmu

Jsem manažerem více než 8 let, školím nové zaměstnance a vedu školení pro ty stávající za účelem zvýšení efektivity prodeje. Spolupracuji s telekomunikačními operátory, abych otevřel nové směry.

Kvalitní telefonická komunikace v kanceláři je jednou z podmínek pohodlné a plodné práce týmu a s tímto úkolem si nejlépe poradí mini ústředna. S jeho pomocí je možné organizovat telefonní komunikaci ve velkých a malých podnicích, stejně jako v budovách s jakýmkoli funkčním účelem. Tento systém umožňuje navázat interní a externí komunikaci, přičemž […]

Kancelářský mini PBX Panasonic

Kvalitní telefonická komunikace v kanceláři je jednou z podmínek pohodlné a plodné práce týmu a s tímto úkolem si nejlépe poradí mini ústředna. S jeho pomocí je možné organizovat telefonní komunikaci ve velkých a malých podnicích, stejně jako v budovách s jakýmkoli funkčním účelem. Tento systém umožňuje navázat interní a externí komunikaci, přičemž každý uživatel bude mít své vlastní individuální číslo.

Hlavní výhody instalace individuální telefonní ústředny v kancelářské budově, kromě zajištění interní komunikace, jsou:

• systémová distribuce hovorů konkrétním účastníkům;
• omezení nebo úplný zákaz odchozích hovorů (placené);
• přesměrování/přidržení/přesměrování hovoru;
• přímý přístup ke konkrétnímu účastníkovi;
• organizování konferenčních hovorů;
• nastavená rychlost;
• účtování hovorů.

Výběr a schéma zapojení pro mini PBX

Jako každá instalační práce, i instalace mini PBX vyžaduje výpočty. Nejprve se musíte rozhodnout o počtu a umístění instalace telefonů, protože na těchto parametrech přímo závisí výběr základnové stanice.

Ve většině případů moderní firemní uživatelé z řady objektivních důvodů preferují hybridní analogové modely od Panasonicu, které se vyznačují širokou funkčností.

Zejména kancelářská mini ústředna Panasonic 824 si zaslouží zvláštní pozornost Odborníci radí vybrat základní vybavení s ohledem na nabídku dostupných čísel, abyste v případě potřeby mohli rozšířit účastnickou síť.

Velmi vhodné je také napájet mini PBX nepřerušitelným napájením pro případ výpadku proudu. UPS umožní stanici pracovat v normálním režimu několik hodin, což je dostačující pro řešení problémů v síti a toto opatření také ochrání technická zařízení před napěťovými rázy.

Základna mini PBX se obvykle instaluje do centrálního bodu budovy s neomezeným přístupem k ní. Zpočátku je položena telefonní linka z městské telefonní ústředny, po které je kabel vybaven speciálními prvky pro připojení interních komunikačních linek.

V konečné fázi je telefonní kabel vytažen z mini PBX do umístění telefonních přístrojů. Níže je jednoduché schéma připojení pro Panasonic KX-TEM824, které vám umožní uspořádat varovný systém, nainstalovat interkom a elektronické otevírání dveří.

Pokyny pro nastavení mini PBX

Nastavení mini PBX lze provést buď přímo na místě instalace, nebo vzdáleně prostřednictvím počítačové sítě, což bude vyžadovat instalaci softwarového disku, který je dodáván se zařízením.

Pro začátek je každému internímu telefonu přiřazeno číslo, po kterém jsou přiřazeny číslům pevných linek. Tato metoda umožňuje každému zaměstnanci přesměrovat hovory z pevného čísla na interní číslo, aniž by bylo nutné volat zpět požadovanému účastníkovi.

Některé modely mini PBX jsou schopny komunikace s mobilními operátory, pro které jsou vybaveny GSM bránou pro instalaci SIM karty. Na přání zákazníka technik nastaví další možnosti, jako je záznamník, vícekanálová komunikace, systém upozornění atd.

Užitečné funkce mini PBX umožňují obchodním zástupcům být stále v kontaktu s potenciálními klienty a organizovat pracovní proces v souladu s moderními technologiemi.

Kvalita služeb
garantujeme!
20 února

Pro navázání sdílení souborů bez použití dalších úložných médií stačí vytvořit lokální síť mezi dvěma počítači. Po dokončení tohoto postupu bude přenos dat mnohem rychlejší a bezpečnější než prostřednictvím e-mailu. Ihned poznamenejme, že nastavení sítě mezi počítači a/nebo notebooky je vytvořeno podle stejného scénáře. Dále vám řekneme, jak vytvořit místní […]

Téměř neustále se uživatelé firemních počítačů v procesu práce potýkají s úkolem, jak přenášet soubory prostřednictvím místní sítě, zejména pokud jde o velké složky. V současné době poskytují přístup k osobním údajům naprosto všechny operační systémy. To však není bezpečné, protože každý účastník sítě má přístup k informacím, které mohou být náhodně nebo úmyslně […]

Instalace mini-PBX otevírá uživatelům širokou škálu příležitostí, včetně neustálé kontroly nad provozem systému, hlášení o odchozích a příchozích hovorech, a co je důležité, minimalizace nákladů na kancelářské komunikační služby. Hlavním účelem automatické telefonní ústředny, která může být podle klasifikace analogová nebo digitální, je přepínání signálů a také přenos dat mezi účastníky. DO […]

V době výpočetní techniky už asi nezbyla jediná sféra lidské činnosti, kde by se nepoužívala elektronická výpočetní technika. Nemá smysl vyjmenovávat hrozby a rizika způsobená problémy s počítačem, jsou velmi významná a v některých případech dokonce katastrofální. Je lepší zaměřit se na opatření, která chrání komplexní systém před poruchami a poruchami. Individuální uživatelé a firemní klienti často […]

Evoluční procesy, které zasáhly především výpočetní techniku, vedly ke vzniku několika typů počítačových sítí, což znamenalo soubor počítačových zařízení spojených do jednoho systému. Hlavním účelem takového systému je uživatelský přístup ke sdíleným zdrojům a možnost výměny dat mezi předplatiteli během práce. Téměř všechny podniky působící v moderní realitě organizují svou práci pomocí [. ]